ما هي سجلات التدقيق في إطار مكافحة غسل الأموال؟

ما الذي قد يحدث إذا اضطرت مؤسسة مالية إلى إعادة النظر في قضية احتيال وقعت قبل عام؟ أو إذا طلب مدقق الحسابات مراجعة أحد الملفات؟

يتعين على المؤسسات المالية أن تحافظ على ملفاتها وسجلاتها بدقة وتنظيم متكامل، حيث لا يقتصر ذلك على الاحتفاظ بسجلات المعاملات، بل يشمل أيضًا الامتثال الصارم للأنظمة والتشريعات.

يهدف هذا الدليل إلى توضيح مفهوم سجلات التدقيق، وبيان أهميتها، واستعراض فوائدها، بالإضافة إلى شرح كيفية إنشائها وتطبيقها بكفاءة.

ما هي سجلات التدقيق؟

تشكل سجلات التدقيق توثيقًا تفصيليًا لكافة الأنشطة، والأحداث، والتعديلات التي تطرأ داخل النظام المالي لأي مؤسسة أو منظمة، إذ تُعد بمثابة سجل تاريخي يدون كل إجراء تم اتخاذه، مع تحديد المسؤول عنه، وزمن حدوثه، وأسبابه.

تستخدم المؤسسات المالية، إلى جانب العديد من القطاعات الأخرى مثل الرعاية الصحية وتكنولوجيا المعلومات، هذه السجلات بهدف تعزيز الشفافية، وضمان المساءلة، وتحقيق الامتثال للمتطلبات التنظيمية.

تحفظ سجلات التدقيق في البنوك جميع المعاملات المالية والتعديلات التي تطرأ على الأنظمة، حيث توثق عمليات الدفع، والوصول إلى البيانات الحساسة، وأي تغييرات تطرأ على الإعدادات الداخلية. لذا، يعتمد المتخصصون في مكافحة غسل الأموال والاحتيال على هذه السجلات، إذ توفر لهم أدلة حاسمة لتتبع الأنشطة المالية والتحقق من شرعيتها.

كما تلعب هذه السجلات دورًا أساسيًا في الدعاوى القانونية، حيث يمكن استخدامها كدليل موثوق لإثبات صحة المستندات وسلامتها من أي تلاعب.

مثال على سجل التدقيق

عند تلقي البنك حوالة مالية مشبوهة بقيمة 100,000 دولار من عميل لا تتسم معاملاته السابقة بمثل هذه المبالغ الكبيرة، يسجل نظام التدقيق جميع البيانات المرتبطة بهذه المعاملة، والتي تشمل:

• هوية العميل

• تفاصيل المعاملة

• مصدر الأموال

• سجل المعاملات السابقة

• التنبيهات والإجراءات التحقيقية

• التقارير التنظيمية

تحافظ المؤسسات المالية على سجل تدقيق شامل لضمان الامتثال للمعايير التنظيمية، حيث توثق جميع التعديلات التي تطرأ على السجلات الحساسة طوال دورة حياتها.

ما هو الهدف الأساسي لسجل التدقيق؟

يعتمد نظام التدقيق في البنوك على عمليات منظمة تهدف إلى تقييم كفاءة الأنظمة الداخلية، والتحقق من فاعلية الضوابط الرقابية، وضمان توافق الأنشطة المالية والإدارية مع القوانين والتشريعات المعمول بها. لذا، تشمل الأهداف الرئيسية لسجلات التدقيق ما يلي:

1. تعزيز المساءلة حيث يتيح سجل التدقيق إمكانية تتبع كل إجراء إلى الشخص المسؤول عنه، مما يعزز مبدأ المسؤولية الفردية.

2. كشف الاحتيال إذ يساعد في رصد المعاملات غير الاعتيادية التي قد تكون مؤشرًا على عمليات احتيال أو غسل أموال.

3. تحقيق الامتثال التنظيمي حيث تفرض التشريعات على المؤسسات المالية الاحتفاظ بسجلات دقيقة، مما يضمن التوافق مع متطلبات مثل إجراءات اعرف عميلك (KYC) والعناية الواجبة بالعملاء (CDD).

4. ضمان سلامة العمليات إذ يسهم في اكتشاف المشكلات أو التعديلات غير المصرح بها في الأنظمة، مما يتيح معالجتها على الفور.

أكثر أنواع سجلات التدقيق شيوعًا في المؤسسات المالية

تتنوع سجلات التدقيق في المؤسسات المالية وفقًا للغرض الذي تخدمه، وتشمل أبرز أنواعها:

• التدقيق الداخلي، حيث يجري البنك عمليات مراجعة داخلية لتقييم كفاءة أنظمته وسياساته التشغيلية، مما يساعد في الكشف عن المشكلات وتعزيز الأداء.

• التدقيق الخارجي، حيث يتم إجراؤه بواسطة جهات مستقلة بهدف التحقق من دقة التقارير المالية وامتثالها للمعايير المحاسبية والتشريعية، مما يعزز الشفافية والمصداقية.

• التدقيق الامتثالي، حيث يركز على التأكد من التزام البنك بالقوانين المالية مثل قوانين مكافحة غسل الأموال وحماية المستهلك.

• تدقيق الأداء، حيث يعمل على تقييم كفاءة العمليات التشغيلية داخل المؤسسة، مما يساعد في تعزيز الإنتاجية وتحديد مجالات التحسين.

• التدقيق التكنولوجي (IT Audit)، حيث يختص بتقييم أمن المعلومات والأنظمة التقنية المستخدمة داخل البنك، مما يضمن حماية البيانات من المخاطر السيبرانية.

• التدقيق الخاص بمكافحة الاحتيال، حيث يركز على كشف أي عمليات احتيالية قد تهدد سلامة المؤسسة المالية.

• سجلات التدقيق الخاصة بالمعاملات، حيث تتيح تتبع جميع العمليات المالية، مثل الإيداع والسحب، مما يسهم في كشف الأنشطة غير الاعتيادية.

سجلات التدقيق: السجلات الآلية مقابل السجلات اليدوية

تنقسم سجلات التدقيق إلى نوعين رئيسيين، هما:

1. السجلات الآلية، حيث يتم إنشاؤها تلقائيًا عبر الأنظمة الحديثة، مما يضمن دقة البيانات وسلامتها من التلاعب.

2. السجلات اليدوية، حيث يتم تسجيل البيانات يدويًا، مما يجعلها أكثر عرضة للأخطاء، لكنها لا تزال ضرورية في بعض الحالات الخاصة.

أنواع السجلات وفقًا لطبيعة الحدث

• سجلات التدقيق على مستوى النظام، حيث توثق بيانات تسجيل الدخول، مثل معرف المستخدم، ووقت الدخول، والجهاز المستخدم، إضافة إلى تقييم أداء النظام.

• سجلات التدقيق على مستوى التطبيقات، حيث تسجل جميع الأنشطة المرتبطة بالملفات والمعاملات، بما في ذلك فتح الملفات، وإغلاقها، وتعديلها، مما يساعد في تتبع التغييرات.

• سجلات تدقيق المستخدم، حيث توثق جميع الأوامر الصادرة عن المستخدم، ومحاولات الوصول إلى البيانات، مما يمكن من رصد أي أنشطة مشبوهة وضمان الامتثال التنظيمي.

كيفية بناء سجل تدقيق فعال

إن إنشاء سجل تدقيق قوي يتطلب اتباع عدة خطوات أساسية:

1. تحديد ما تحتاجه

ابدأ بتحديد الأنظمة والعمليات التي تحتاج إلى سجلات تدقيق. قد يشمل ذلك أنظمة المعاملات، وقواعد البيانات، وأنشطة المستخدمين. كما ينبغي تحديد الأهداف والمتطلبات.

• فهم الأهداف: حدد الأهداف الرئيسية لسجل التدقيق، مثل تحسين الشفافية، والامتثال للقوانين، أو تعزيز الأمان.

• تحديد المتطلبات التنظيمية: اطلع على اللوائح والمعايير التنظيمية التي يجب أن يتوافق معها سجل التدقيق.

• اختيار أنواع التدقيق: قرر ما إذا كنت بحاجة إلى تدقيق داخلي، أو تدقيق خارجي، أو تدقيق امتثالي، أو تدقيق أداء، أو تدقيق تقني، أو تدقيق لمكافحة الاحتيال.

• تحديد نطاق التدقيق: حدد المجالات التي سيغطيها التدقيق، مثل المعاملات المالية، أو الأنظمة الداخلية، أو أنشطة المستخدمين.

2. أتمتة جمع البيانات

تستخدم الأنظمة الآلية لالتقاط بيانات التدقيق في الوقت الفعلي. كما يقلل هذا من الأخطاء ويضمن وجود سجل كامل لجميع الأنشطة.

3. حماية نزاهة البيانات

يجب التأكد من أن بيانات التدقيق آمنة ولا يمكن العبث بها. قد يتضمن ذلك التشفير أو تقييد الوصول إلى البيانات.

4. تحليل البيانات

استخدم الأدوات لتحليل سجلات التدقيق لاكتشاف الأنماط أو الشذوذات غير المعتادة. تساعد التقنيات المتقدمة مثل التعلم الآلي في اكتشاف المشكلات بشكل أكثر فعالية.

5. تحديد سياسات الاحتفاظ بالبيانات

اتبع المتطلبات القانونية لمدة الاحتفاظ بسجلات التدقيق. تأكد من تخزين البيانات بشكل آمن ويمكن الوصول إليها عند الحاجة.

هل سجل التدقيق إلزامي؟

نعم، سجلات التدقيق مطلوبة بموجب معظم اللوائح. على سبيل المثال، تتطلب قوانين مثل قانون سرية البنك (BSA) وإرشادات الاتحاد الأوروبي لمكافحة غسل الأموال (AMLD) من المؤسسات المالية الاحتفاظ بسجلات تفصيلية، وإن عدم الاحتفاظ بسجلات تدقيق صحيحة قد يؤدي إلى فرض غرامات، وعقوبات، وأضرار لسمعة مؤسستك. علاوة على الامتثال للمتطلبات القانونية، تساعد سجلات التدقيق أيضًا في تعزيز الرقابة الداخلية وحماية المؤسسة من الاحتيال.

ما الذي يجعل سجل التدقيق جيدًا؟

إن وجود سجل تدقيق دقيق يتم تخزينه في قاعدة بيانات خاصة بسجلات التدقيق أمر بالغ الأهمية لاكتشاف التناقضات وضمان دقة البيانات.

يتضمن سجل التدقيق الجيد تسجيل أنواع مختلفة من المعلومات:

1. تفاصيل المعاملات: معلومات عن المعاملات المالية مثل التواريخ، والمبالغ، والأطراف المعنية.

2. تغييرات النظام: التحديثات التي تطرأ على الأنظمة والتعديلات التي يقوم بها المستخدمون.

3. أنشطة المستخدم: الإجراءات التي اتخذها المستخدمون مثل تسجيل الدخول أو تغيير البيانات.

4. معرفات المستخدمين: من قام بأي إجراء.

5. الطوابع الزمنية: الأوقات الدقيقة التي حدثت فيها الإجراءات.

6. وصف الإجراءات: تفاصيل حول الإجراءات التي تم اتخاذها.

7. تتبع المعاملات المشبوهة: متابعة تدفق الأموال لاكتشاف الأنماط غير المعتادة.

8. التحقق من الهوية: التأكد من أن المعاملات تتطابق مع ملف العميل.

حل لتبسيط سجلات التدقيق

تسهل منصة فوكال إدارة سجلات التدقيق في مكافحة غسل الأموال من خلال تقديم نظام إدارة الحالات سهل الاستخدام. مع منصة فوكال، يحصل فريقك على عرض كامل لكل عميل، بما في ذلك جميع معاملاتهم، ومستويات المخاطر، وتنبيهات العقوبات، وأي قواعد أو سيناريوهات تم تفعيلها. يسهل هذا الحل عملية التحقيق في الحالات المشبوهة، وإدارة التنبيهات، وتقديم تقارير SARs في مكان واحد.  

يمكنك بسهولة تصدير تقارير سجلات التدقيق هذه إلى ملف CSV واحد، بحيث تكون جميع المعلومات التي تحتاجها متاحة للمراجعات الداخلية أو التدقيقات. يوفر هذا الكثير من الوقت ويساعد في تجنب الأخطاء. كما تقوم منصة فوكال بأتمتة المهام مثل تقديم تقارير SARs وتعيين الحالات، مما يتيح لفريقك قضاء وقت أقل في العمل اليدوي وأكثر في المهام الأكبر.

الخلاصة

يمكن للمؤسسات المالية تعزيز أنظمة سجلات التدقيق لديها من خلال استخدام التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي والبلوكشين. يساعد تتبع سجلات التدقيق المؤسسات المالية في الاحتفاظ بسجلات واضحة لجميع التعديلات التي تطرأ على معلوماتها المالية، وبالتالي؛ فإن الاستثمار في أدوات تتبع السجلات يسهل اكتشاف المشكلات مبكرًا، والامتثال للمتطلبات التنظيمية، وبناء دفاع قوي ضد الاحتيال.

الأسئلة الشائعة

Q1. لماذا تعتبر متطلبات سجلات التدقيق مهمة؟

تعد متطلبات سجلات التدقيق مهمة لأنها تساعد المؤسسات على تحسين العمليات وتسهيل الامتثال للقوانين واللوائح.

Q2. ما الذي تتضمنه متطلبات سجلات التدقيق عادة؟

تشمل عادة الحاجة إلى تسجيل معلومات أساسية مثل تاريخ ووقت الإجراءات، والمستخدم الذي نفذها، والتغييرات المحددة التي أُجريت على البيانات.

Q3. ما هو سجل التدقيق؟

سجل التدقيق هو سجل يتتبع جميع الأنشطة والأحداث التي تحدث داخل النظام أو التطبيق.